2017 — Бест Офис

С увеличением роста популярности компании или же востребованности реализуемого товара или услуги, предприятия сталкиваются с ситуацией, при которой штатных возможностей обработки увеличивающихся входящих звонков от клиентов становится недостаточно. Конечно, можно расширять офис и увеличивать штат менеджеров по работе с клиентами, что весьма расточительно для бюджета компании. А можно пойти другим путем и выбрать одну из эффективных систем обработки входящих звонков (АОЗ).

Одинаково незаменимы как для мелких компаний, в которых каждый позвонивший клиент на вес золота, так и для тех предприятий, в которых звонкам клиентов нет отбоя, системы АОЗ существенно помогают офисному секретарю в обработке поступающих звонков. При этом сами системы имеют различные формы и методы функционирования.

Какие из систем автоматической обработки звонков сегодня наиболее востребованы?

• Автоинформатор АЛ. Принцип работы этого устройства прост – при поступлении звонка на занятую абонентскую линию, данный информатор в автоматическом режиме воспроизводит позвонившему подготовленную приветственную речь и затем переводит его на свободную линию связи.


• Система Massage on Hold. Еще один вид автоинформатора, отличающийся от предыдущего тем, что он не сразу переводит абонента на свободную линию, а удерживает его на проводе при цикличном воспроизведении записанной ранее информации. В качестве записи могут выступать музыкальные аудиодорожки, приветствие или другие речевые сообщения. Поскольку запись звучит одна для всех абонентов, то начинается она с произвольного места для каждого позвонившего.


• Автоматический секретарь. Крайне удобная и по-настоящему популярная система АОЗ, совмещающая функцию автоматического информирования абонента и поддерживающая возможность донабора одного из внутренних номеров компании. Так, приняв вызов, автосекретарь воспроизводит звуковой фрагмент, дает возможность позвонившему самостоятельно выбрать дальнейшие действия, предусмотренные системой и связаться с другим номером в сети. Такая интерактивная составляющая хорошо зарекомендовала себя в современных call-центрах и службах поддержки абонентов.


• Устройство голосовой почты. Это наиболее индивидуализированная система АОЗ, предусматривающая возможность отправки персональных голосовых сообщений на отдельные почтовые ящики абонентов внутренней АТС. Как правило, системы голосовой почты имеют интегрированный сервис автосекретаря, до полутысячи встроенных почтовых ящиков пользователей, а также поддержку многоуровневого голосового меню. Корпус таких устройств в основном выполнен из прочного пластика или металла. Что касается размеров, то устройства голосовой почты могут быть вполне компактными и настольными, а также купными под 19-дюймовую стойку для сетевого оборудования.

Преимуществом всех перечисленных систем автоматической обработки звонков является то, что они легко подключаются к внутренней АТС Panasonic и могут работать с позвонившим клиентом круглосуточно 7 дней в неделю и даже по праздникам, когда в основном офисе никого нет.

Понравилась наша статья?
У нас есть еще масса интересных статей в нашем блоге.

Применение наголовных устройств связи работниками колл-цетров, рецепшионистами, операторами экстренных служб и офисными компаниями является не просто эффектным аксессуаром, а скорее оправданной необходимостью. Однако большое разнообразие видов такой гарнитуры порой слишком затрудняет выбор. Именно поэтому мы подготовили небольшой обзор основных видов наголовных гарнитур и их особенностей.

Какие бывают гарнитуры для телефонов и в чем их особенности?

• Телефонные аппараты с гарнитурой. Данные аппараты имеют простую конфигурацию и состоят из телефонной базы с блоком набора номера, наушников, микрофона и связующего провода. Среди преимуществ – компактные размеры, относительно невысокая цена, а также возможность подключения прямо к аналоговому входу мини-АТС и городского телефонного аппарата. Устройство питается от сети 220В и не нуждается в автономных блоках питания.


• Компьютерные гарнитуры. Применяемые как любителями компьютерных игр, так и офисными сотрудниками, данные устройства имеют предельно простую конструкцию: полуоткрытые наушники с прикрепленным микрофоном. При помощи стандартного 3,5мм штекера «мини-джека» такая гарнитура без труда подключается к обыкновенному ПК, в результате чего мы имеем идеальную связку для IP-телефонии. В числе сильных сторон этого вида наголовных устройств связи – низкая стоимость, возможность применения без установки специализированного ПО, а также качественное цифровое звучание.


• Беспроводные гарнитуры. Стремительно набирающие популярность среди офисных компаний с многочисленным штатом и просто среди мобильных людей, эти компактные устройства являются, пожалуй, самыми удобными и практичными. Сигнал через такие аппараты передается посредством Bluetooth или же DECT. Последняя технология имеет отличную дальность сигнала – до 30 метров в условиях бетонных перекрытий. В случае же применения Bluetooth соединения, у пользователя будет возможность отвечать как на городские, так и на мобильные звонки параллельно. Хорошая беспроводная гарнитура, передающая качественный звуковой сигнал, стоит выше стандартной компьютерной гарнитуры. Однако возможность оставаться мобильным при любой ситуации действительно того стоит.


• Профессиональная гарнитура. Предназначенная для повседневной коммерческой эксплуатации в колл-центрах, такая гарнитура предоставляет оператору массу преимуществ. Пользователь данного гаджета при отключении гарнитуры от звукового модуля может продолжать разговор с собеседником. Кроме того, представленные устройства, отлично работают с аналоговыми телефонами, пультами диспетчеров, а также системными телефонами. Дополнительно в профессиональных гарнитурах встроен процессор обработки звука, при помощи которого можно отрегулировать громкость динамиков и чувствительность микрофона. Внешне такие устройства очень похожи на обыкновенную компьютерную, однако их отличает меньший вес, более качественный и чистый звук, а также возможность связи как через IP-телефонию, так и городские линии.

Понравилась наша статья?
У нас есть еще масса интересных статей в нашем блоге.

Используемая в офисах автоматическая телефонная станция является отличным коммуникатором, при помощи которого можно связать абонентов, находящихся на разных телефонных линиях. Однако иногда бывает так, что неиспользуемые телефонные линии беспричинно заняты или же в мини-АТС наблюдается самопроизвольная переадресация вызовов на различные городские и мобильные номера. Все это свидетельствует о том, что телефонные линии виснут.

Причина зависания линий может также крыться в том, что позвонивший человек не до конца дослушал голосовое сообщение или же разговор одним из собеседников был завершен, а система еще не отреагировала на такой разрыв соединения. В обоих случаях мы имеем подолгу занятые телефонные линии, что, в конечном счете, может негативно отразиться на жизнедеятельности всего офиса и его репутации в глазах контрагентов.

Для устранения данной проблемы потребуется специальное устройство автоматического обнаружения сетевой неисправности и переведение «занятой» линии в рабочее состояние. Таким устройством является детектор отбоя.

Легко подключаемые к городским телефонным линиям детекторы отбоя осуществляют постоянную проверку системы на предмет «занятых линий» и при их обнаружении выдают обработанный сигнал для мини-АТС, воспринимаемый как сигнал отбоя. Далее происходит смена статуса телефонной линии и ее освобождение.

Какими преимуществами обладают детекторы отбоя?

• У детекторов отбоя сравнительно легкий вес и довольно компактные размеры. Они легко встраиваются под столом секретаря, в тумбочке или же специально отведенном месте около АТС. Большие детекторы отбоя на 16-24 канала также могут быть вмонтированы в стандартную 19-дюймовую рейку для сетевого оборудования.
• Как правило, у таких устройств низкий класс электропотребления либо от самой мини-АТС, либо от обыкновенной настенной розетки, что очень удобно. Детекторы отбоя укомплектовываются надежным кабелем питания с плотной изоляцией и внутренней защитой от избыточного сетевого напряжения. Большинство детекторов отбоя также оснащены системой защиты от смены полярности, за счет которой устройство остается на 100% работоспособным даже после неправильного его подключения.
• На передней панели детекторов отбоя устанавливается специальное табло с информативными индикаторами состояния телефонных линий и самого устройства. Удобная и яркая лампочная индикация позволяет в любой момент проверить статус той или иной телефонной сети, а также исправность самого детектора отбоя.

Более продвинутые модели устройства могут также оснащаться системами дистанционного управления, позволяющими легко контролировать состояние сети на определенной удаленности от офиса, а также встроенными автономными аккумуляторами, за счет которых система отбоя подвиснувших линий продолжит работу при кратковременном отключении электроснабжения здания.

Понравилась наша статья?
У нас есть еще масса интересных статей в нашем блоге.

Сотрудники крупных офисных компаний часто сталкиваются с ситуацией, при которой ответить на массу входящих вызовов физически невозможно. Но, как известно, «каждый клиент на вес золота» и оставлять даже малое количество звонков без внимания нынче непростительная роскошь. К счастью сегодня существуют технические устройства и способы автоматической обработки входящих вызовов, каждый из которых имеет свои особенности. Теперь подробнее о каждом из них.

1. Автоматический информатор абонентских линий

Это удобное дополнение к системному телефону, которое в автоматическом режиме принимает входящий вызов, озвучивает ранее записанное приветствие абоненту и далее после разрыва связи переводит звонок на внутренний выделенный номер УАТС.

2. Автоматический информатор MOH

Система информатора Massage on hold осуществляет беспрерывное удержание клиента на линии путем воспроизведения выбранной музыки или же записанных сообщений на УАТС. Подключается такой автоинформатор к специально выделенному входу УАТС. При этом воспроизведение аудиодорожки начинается со случайного места, поскольку устройство удерживает на линии множество абонентов одновременно и для всех них звучит одна запись.

3. Голосовая почта

В условиях переизбытка входящих вызовов и необходимости индивидуального подхода к каждому абоненту, данная система обработки звонков является, пожалуй, одной из самых эффективных. Каждый абонент УАТС, при попаданий на занятые линии получает специальные голосовые сообщения на свой почтовый ящик. В данную систему встроены автосекретарь с многоуровневым голосовым меню и до 500 почтовых ящиков абонентов. Выпускаются блоки управления голосовой почтой в небольших пластиковых корпусах настольного типа, а также больших металлических корпусах, предназначенных для установки в 19-дюймовую стойку.

4. Автосекретарь

Функция автосекретарь дает возможность позвонившему абоненту донабрать внутренний номер УАТС. Так при занятой линии, автосекретарь озвучивает определенное приветствие, дает подсказки по набору одного из внутренних номеров компании, а также предоставляет возможность набора этого номера с последующим переведением на свободную телефонную линию. Данный сервис позволяет не только расширить возможности офисной телефонии, но также и значительно разгрузить секретаря компании, обеспечивая более точную переадресацию входящего звонка.

Таким образом, мы перечислили 4 самых популярных системы обработки входящих вызовов, позволяющие удержать максимальное число позвонивших абонентов и при этом свести количество пропущенных вызовов, а также не дозвонившихся клиентов к минимуму.

Понравилась наша статья?
У нас есть еще масса интересных статей в нашем блоге.

Современные залы заседания, крупные конференц-холлы, а также другие дискуссионные помещения оснащаются специальными конференц-системами, обеспечивающими участников мероприятий возможностью выступить со своего места со словом и соблюдающими регламент выступления ораторов. При этом сегодня активно используются два типа конференц-систем: кабельные и беспроводные. О том, какую систему лучше выбрать и какими особенностями обладает каждая из них, Вы узнаете в этой статье.

Конференц системы проводного типа: сильные и слабые стороны

Если говорить о классических проводных конференц-системах Polycom SoundStation, которые активно использовались задолго до появления первых систем связи беспроводного типа, то следует выделить 2 их подвида:

1. Аналоговые системы для проведения конференций, рассчитанные на малочисленные мероприятия с небольшим числом участников (в среднем до 10-12 человек). Стоимость систем данного типа на сегодняшнем рынке достаточно невысокая, однако в противовес доступности оборудования можно поставить сравнительно низкое качество звука, ограниченную длину коммутационных кабелей, скромные по современным меркам возможности расширения и оставляющий желать лучшего функционал. Иногда можно встретить аналоговую систему, совмещенную с пультами для голосования.

2. Проводные системы цифрового типа, подходящие для крупных заседаний и масштабных конференций. Стоимость такого оборудования выше аналогового, но взамен пользователь получает явные преимущества: лучшее качество звука, возможность подключения внешней телефонной линии, пультов для голосования участников, совмещения выступлений с видеосвязью, вывода информации на цифровое табло, широкие перспективы для расширения функционала устройства, а также интеграции разного рода дополнений.

Подключить и настраивать такую систему относительно легко, также как и управлять ею. К тому же такой тип конференц-системы сегодня наиболее распространен в мире.

Что касается недостатков таких систем, то им присуще множество неэстетичных проводов, которые могут создать определенные трудности при перемещении аппаратуры конференц-зала. К тому же, такую систему, за редкими исключениями, запрещено применять в исторических зданиях и музеях в виду не эстетичности проводных коммуникаций.

Преимущества и недостатки беспроводных конференц-систем

Работающая с применением системы беспроводной передачи данных Wi-Fi или же ИК-портов, такая конференц-система может быть применена в самых непредсказуемых и неприспособленных для конференций местах, где ограничено или вовсе запрещено использование сложного проводного оборудования: архивных помещениях, библиотеках, музейных и выставочных центрах, старинных замках и прочих неординарных локациях.

Wi-fi или IrDA конференц-система безо всяких проблем транспортируется и предельно быстро настраивается на новом месте, чего нельзя сказать о проводных аналогах. Однако и тут не без изъянов. Для беспроводных систем характерны слабый и незащищенный от помех сигнал, ограниченные по емкости конференции и необходимость подпитки аккумуляторов устройств.

Понравилась наша статья?
У нас есть еще масса интересных статей в нашем блоге.

В условиях ведения современного бизнеса офисная телефония играет одну из самых важных ролей в жизнедеятельности компании. Особенно значимой является возможность многоканальной, четкой, надежной и высокоскоростной связи в крупных предприятиях офисного типа с многочисленными внутренними абонентами, клиентами и контрагентами.

Нынешняя IP связь через специальные мини-АТС предоставляет компаниям куда большие возможности, нежели традиционная аналоговая телефония. Однако при переходе на IP АТС и так называемую Систему Объединенных Коммуникаций компании могут столкнуться с некоторыми трудностями.

Основные сложности в переходе на IP АТС и СОК

1. Сохранение инвестиций в ранее приобретенные аналоговые АТС.
2. Дополнительные расходы на создание новой сетевой инфраструктуры на основе IP АТС и СОК.
3. Недостаток производительности рабочих станций, потребность в увеличении мощности компьютеров.
4. Необходимость тонкой настройки АТС и резервирование линий для обеспечения полной бесперебойности связи.
5. Возможная сложность в первоначальной установке нового сетевого оборудования.
6. Временные затраты и изменения определенных бизнес-процессов, вызванные интеграцией и тестированием новой системы связи.

Наилучшим способом решения всех вышеизложенных проблем окажется создание параллельной «гибридной» модели связи из классической АТС, средств IP телефонии, а также Системы Объединенных Коммуникаций. Так, внедренная IP телефония расширяет возможности и скорость связи, СОК обеспечивает дополнительный функционал для офисной АТС, в то время как классическая проводная телефония служит дублирующим каналом связи. При этом переход на гибридную систему связи осуществляется в несколько этапов.

Переход на гибридную АТС в 3 основных этапа

1. Программное расширение. Для создания гибридной IP АТС можно обойтись без замены существующей инфраструктуры, всего лишь расширив возможности самой системы. Так, на примере популярной АТС Panasonic KX-TDA, необходимо просто заменить процессор и установить специальную DSP карту.

2. Подключить и активировать IP устройства. На данном этапе следует осуществить подключение внешних IP линий оператора в главном офисе и во всех удаленных филиалах, а также установить для всех мобильных пользователей внутренней сети программные софтфоны и IP телефоны. При этом для обеспечения связи стационарных абонентов вполне сгодятся простые и недорогие аналоговые аппараты.

3. Произвести интеграцию СОК. Теперь можно начинать подключать Систему Объединенных Коммуникаций (настройку Call-центра, подключение системы 1С, а также создание системы обработки голосовых сообщений и прочего), используя базовый интерфейс IP АТС.

В результате создания «гибридной» системы связи Вам удастся сохранить вложенные в первоначальное аналоговое оборудование инвестиции, обеспечить дополнительные возможности связи IP телефонию, а также облегчить последующий переход на более современные и практичные средства офисной коммуникации.

Понравилась наша статья?
У нас есть еще масса интересных статей в нашем блоге.

Значимую роль в организации офисной телефонной связи через мини-АТС играют многофункциональные системные телефоны. При этом надежность и эффективность работы системного телефона во многом зависит от правильности его первого подключения.

Разумеется, данное коммуникационное устройство имеет свои нюансы и особенности, а потому вызов квалифицированного мастера для подключения мини-АТС является, пожалуй, наиболее верным и надежным решением. Однако пользователям не всегда удается пригласить специалиста для этой работы, и все подключение приходится производить самостоятельно. Именно для таких случаев мы составили краткий порядок настройки системных телефонов.

Для правильного подключения системного телефона вам понадобится:

1. Подсоединить к мини-АТС все периферийные телефонные аппараты: классические устройства подключаются к аналоговым портам АТС, а цифровые – к системным. Далее необходимо запитать данные устройства от настенной розетки 220В. В случае если аппаратам был ранее присвоен конкретный номер, следует сохранить определенный порядок их подключения.

2. Проинсталлировать на компьютер соответствующее программное обеспечение по управлению автоматической телефонной станцией и затем подключить ее к компьютеру. В том случае, если конструкцией аппарата не предусмотрено подключение к компьютеру при помощи порта USB, следует использовать систему управления через системный телефон.

3. Выполнить подключение системного телефона к порту EXT1, после чего войти в режим программирования, нажав кнопку «PROG». Далее следует ввести * # и пароль (по умолчанию 1234). Если же аппарат был ранее в использовании и первоначальный пароль был изменен, следует ввести актуальный пароль. Все введенные коды и пароли мы рекомендуем фиксировать и хранить в защищенном от посторонних месте.

4. Произвести нумерацию подключенных к мини-АТС внутренних телефонов, а также задать импульсный и тональный набор для подключенных городских линий. Распределить входящие вызовы по соответствующим линиям и задать время их работы. При этом любые действия по программированию системного телефона необходимо осуществлять строго по прилагаемой инструкции, поскольку каждая отдельная модель системного телефона имеет свои особенности.

5. Сохранить все внесенные в программное меню изменения. После этого следует произвести контрольные входящие и исходящие звонки со всех внутренних телефонов мини-АТС. В случае если связь окажется успешной – подключение и настройка системного телефона были произведены правильно.

Если в процессе настройки системного телефона у Вас возникли определенные проблемы или же после осуществления подключения какой-либо из элементов АТС работает с перебоями – следует обратиться за помощью специалистов. Не стоит пытаться устранить неполадки самостоятельно, поскольку это может привести к необратимым последствиям и серьезной поломке аппаратуры.

Понравилась наша статья?
У нас есть еще масса интересных статей в нашем блоге.

Владельцам автоматических телефонных станций Panasonic моделей KX-TDA, KX-TDE, а также KX-NCP будет приятно узнать о некоторых скрытых возможностях представленных устройств связи. Так, в случае неисправности или повреждения внешней телефонной аналоговой линии данные мини-АТС распознают отсутствие тока в соединительном шлейфе и сразу же игнорируют этот канал связи.

Неисправные внешние линии идентифицируются в системе, как «выведенные из обслуживания» и в тот же момент блокируются для их использования. Таким образом, звонящие не смогут связаться с абонентом посредством данного канала связи, и не будут тратить свое время, находясь на линии без ответа.

Попадая на неисправный канал связи, человек будет слышать лишь прерывистые гудки, при этом мини-АТС будет осуществлять периодический мониторинг работоспособности канала одним из двух способов.

2 типа контроля внешних линий аппаратами АТС Panasonic

1. Каждый раз при попытке связаться с абонентом через неисправную внешнюю линию или попытке самого абонента задействовать данную линию для связи.
2. Автоматически через заданный интервал времени.

Неисправность линии связи может быть временной. Поэтому высокую эффективность демонстрирует именно второй способ контроля работоспособности внешних линий. При обнаружении шлейфного тока аппарат Panasonic автоматически восстанавливает возможность связи, давая данному каналу статус «обслуживаемая».

В случае если заданный интервал автоматической проверки исправности линии слишком велик, можно произвести проверку и изменение статуса линии в ручном режиме, произведя соответствующие манипуляции с меню.

Кроме того, мини-АТС предоставляют удобную систему отчетности обо всех последних изменениях в настройках линий, фиксирующихся во внутреннем журнале ошибок АТС.

Понравилась наша статья?
У нас есть еще масса интересных статей в нашем блоге.