Секретарь в офисе выполняет десятки задач: ведет документацию, предоставляет консультации клиентам, отвечает на телефонные звонки, выполняет поручения директора. Если секретарь не справляется с объемом работы или допускает ошибки, часть обязанностей можно легко автоматизировать с помощью мини-АТС KX-NS500.
Какие функции может исполнить мини-АТС?
1. Переадресация вызова. Эта функция позволяет перераспределять звонки между отделами или свободным сотрудниками.
2. Работа с факсом. Мини-АТС может работать с факсами: пересылать факс нужному человеку на e-mail, распечатывать, сохранять и т. д. Функция может быть настроена с паролем для защиты от посторонних людей.
3. Голосовая почта. Позволяет прокручивать сообщения во время отсутствия на месте секретаря или недоступности телефона, записывать голосовые сообщения клиентов, конвертировать аудио в текст. При настройке интерактивного голосового меню звонящий может путем введения цифр сам управлять направлением звонка – например, узнать об акциях, поговорить с менеджером по продажам.
4. Смена собеседников во время разговора. Секретарь в процессе разговора может, не отключаясь, связаться с директором или специалистом, чтобы уточнить детали вопроса. Клиент в это время слышит приятную музыку.
5. Конференц-связь. К телефонному разговору с клиентом можно подключать других людей, которые находятся в офисе, за его пределами или в другой стране. Такое командное общение позволяет очень быстро решать вопросы.
Мини-АТС также включает множество дополнительных возможностей: настройка автодозвона, групповой вызов, запись телефонных разговоров для контроля секретаря или менеджеров, звуковых сигналов. Подключение функции «мобильный офис» дает возможность настроить общение между клиентами и сотрудниками компании, которые работают удаленно. В некоторых случаях система способна полностью заменить секретаря или офис-менеджера, при этом существенно увеличив эффективность работы компании.
Понравилась наша статья?
У нас есть еще масса интересных статей в нашем блоге.
0 комментариев