Май 2014 — Бест Офис

Как часто руководители компании сталкиваются с ситуацией, когда ключевой менеджер компании подает заявление на увольнение? И вместе с этим менеджером зачастую уходят и клиенты, с которыми он работал. И среди причин для этого - то, что сотрудник пользовался своим личным мобильным номером для связи с клиентами.

В 90% случаев руководители, сами не осознавая этого, практически заставляют менеджера использовать свой личный номер для общения с клиентами. И, уходя из компании, бывший работник невольно забирает с собой всех клиентов, которые продолжают ему звонить. Ведь так тяжело не впасть в искушение и не переманить в новую фирму тех клиентов, которые сами тебе звонят. Еще опаснее, когда сотрудник идет работать к конкурентам или создает собственную фирму, которая занимается похожей деятельностью.

Но, к счастью, есть решение данной проблемы. В этом поможет GSM-шлюз. Сразу после устройства на работу, менеджеру предписывается в приказном порядке оставлять номер компании ( или основной или GSM шлюза). В этом случае все звонки, которые переадресовывает GSM шлюз на мобильный телефон менеджера, приходят на номер, принадлежащий компании, а личный номер менеджера остается неизвестен для звонящего. В случае увольнения менеджера номер, на который была установлена переадресация в шлюзе просто меняется на другой.

Это конечно не сможет предотвратить злоупотребления, когда сотрудник намеренно раздает клиентам свой номер, но по крайней мере теперь это легко контролировать – если сотрудник активно работает с клиентами по мобильному, а в логах GSM-шлюза не видно звонков. Помимо сохранения клиентской базы, GSM шлюз обладает ещё одним важным преимуществом. Настройками GSM шлюза можно ограничить звонки на мобильный телефон только рабочими часами, чтобы менеджеру не пришлось отвечать на звонки ночью или в отпуске. И, кстати, это служит дополнительным стимулом для отказа от личных номеров.

Посмотрите, какие GSM-шлюзы предлагаем мы.

Понравилась наша статья? У нас есть еще масса интересных статей про организацию офисной телефонии на нашем блоге

Нужна консультация по выбору офисной АТС?
Мы с радостью проконсультируем - это бесплатно

Каждый человек, звонивший хоть раз в крупную компанию, сталкивался с сообщением автоответчика, или голосовым приветствием. И очень здорово, когда это приветствие оставляет приятные эмоции, ведь это часть имиджа компании. Чтобы приветственное сообщение автосекретаря или голосовое меню мини-АТС звучало приятно и убедительно, рекомендуется обратиться к профессионалам, в звукозаписывающую студию, так как даже в таком, казалось бы, простом деле есть свои нюансы. Важно соответствие тембра голоса диктора сообщению, темп музыки в приветствии, особенности произнесения цифр в голосовом меню.

Есть несколько вариантов записи сообщений. На разный уровень бюджета.

Вариант первый

Голосовое приветствие, записанное одним диктором. Самый недорогой и простой вариант записи, один из самых популярных. Запись голоса профессионального диктора, качественно обработанная и сохраненная в необходимом формате.

Вариант второй

Запись приветствия двумя дикторами. Чаще этим вариантом пользуются международные компании, когда требуется запись приветствия на двух языках. При этом, обычно используется мужской и женский голос, говорящий на русском и другом языке, который необходим для решения задач компании. Так же можно использовать носителя языка для записи приветствия, что создаст атмосферу комфорта для позвонивших в компанию иностранных граждан.

Вариант третий

Приветствие с музыкальным оформлением и одним дикторским голосом. Этот вариант уже гораздо сильнее работает на имидж и узнаваемость. Ведь чем больше внимания владельцы компании уделяют мелочам, тем больше клиенты и партнеры формируют положительный имидж и восприятие компании.

Вариант четвертый

Изысканное голосовое приветствие. Здесь важно всё – диктор-профессионал экстра-класса с узнаваемым голосом, эксклюзивная музыка, написанная специально для вас. Такое приветствие вашей мини-АТС с первой секунды располагает к себе. К тому же, не каждая компания может это себе позволить, что уже говорит об успешности.



Понравилась наша статья? У нас есть еще масса интересных статей про организацию офисной телефонии на нашем блоге

Нужна консультация по выбору офисной АТС?
Мы с радостью проконсультируем - это бесплатно.

Довольно малое количество человек, использующих мини-АТС могут внятно объяснить что такое системный телефон. И на вопрос: «Сколько нужно устанавливать системных телефонов», чаще всего отвечают – один. Один - для секретаря, который будет отвечать на звонки и переключать на сотрудников, а ещё мы с него будем программировать АТС. То есть, есть некоторое недопонимание понятия «системный телефон».

Да, действительно, с системного телефона можно программировать АТС, но современные мини-АТС теперь удобнее и проще программировать с компьютера. Вот, например, большую цифровую АТС просто нецелесообразно программировать с телефона. К тому же, некоторые функции всё равно можно запрограммировать лишь с компьютера.

И секретарю будет удобно пользоваться для переключения звонков системным телефоном, так как с него это делать намного проще, чем с обычного.
Но функции системного телефона не ограничиваются этими двумя функциями. Его возможности гораздо шире. И производители мини-АТС рекомендуют устанавливать такие телефоны каждому сотруднику. И вот почему:

• - программируемые кнопки с индикацией. На эти кнопки можно запрограммировать внешние линии или номера внутренних абонентов, при этом, получая доступ к этим линиям одним нажатием, вы также можете видеть индикацию состояния этих линий – занята или свободна
• перехват звонков простым нажатием одной кнопки
• постановка текущего разговора на удержание с помощью кнопки Hold
• кнопка переадресации вызовов в случае вашего отсутствия или занятости, например, на мобильный телефон
• специальная кнопка для организации конференц-связи
• отображение на дисплее пропущенных вызовов и новых сообщений голосовой почты
• удобное перемещение по меню системного телефона и доступ к функциям мини-АТС

Это лишь некоторые преимущества, которые дает пользование системным телефоном. Безусловно, установка сотрудникам таких телефонов будет дороже, чем обычных из-за их более высокой цены. Но если бюджет не позволяет оснастить системными телефонами все рабочие места, то установите их хотя бы основным сотрудникам – руководителю, секретарю и тем, кто принимает много звонков либо много разговаривает по телефону.

И, несомненно, комфортное взаимодействие с телефоном повысит работоспособность и эффективность рабочего процесса.

Здесь вы можете посмотреть системные телефоны, предлагаемые в нашей компании

Еще недавно принтеры для широкоформатной печати использовались чаще всего в сфере рекламы и полиграфии. Данные устройства были весьма специфическими устройствами со сложным обслуживанием и узкой областью применения.

В последнее время подобные устройства становятся популярными в компаниях из сфер, не связанных с рекламой, где требуется регулярная распечатка документов форматом, большим, чем А3 или А4. Широкоформатный принтер может применяться для изготовления небольших плакатов, чертежей с высокой плотностью детализации, географических карт, схем производственных процессов – и тому подобных документов, которые невозможно уложить на стандартный лист А4 или даже А3.

Он обеспечивает идеальное и яркое изображение. Кроме того, современные модели очень удобны и просты в эксплуатации.Особенностью таких принтеров является их превосходное цветное изображение фотографического качества в 600 точек на дюйм.

Высокая скорость обработки заданий и память в стандарте 64 мегабайта с возможностью расширения до 256 мегабайт позволяет увеличить скорость обработки информации и воспроизвести сложные, четкие изображения.

Во многих современных моделях широкоформатных принтеров используются однодюймовые печатающие головки и более чем 500 сопел, что позволяет обеспечить высокую скорость печати.

Для того, чтобы принтер стал более экономичным, используются долговечные самоочищающиеся печатающие головки. Они практически не требую участия пользователя в обслуживании принтера. Помимо этого, картриджи высокой ёмкости позволяют продлить срок безотказной работы устройства.Современные модели принтеров отвечают всем требованиям, предъявляемым к эксплуатационным характеристикам. Именно поэтому такие принтеры способны выдержать высокую нагрузку в сложных условиях постоянного использования.

В прошлом году Британские ученые разработали прототип принтера, который печатает шоколадом. А в этом году решили его модифицировать. И даже начали распространять и продавать свое детище с апреля месяца.

Принтер из шоколада дает возможность печатать настоящие шоколадные произведения искусства. Компания Chos Edge была создана доктором наук Лянь Хао, чтобы сделать проект прибыльным и коммерческим, так как им заинтересовалось большое количество продавцов Британии.

Лянь Хао утверждает, что шоколадная печать, как и любая из технологий 3D-печати, берет начало с двухмерной поверхности, аналогичной печати большинства стандартных принтеров, а потом распечатывает шоколад слой за слоем для того, чтобы создать объемную форму объекта. Сотрудники компании Chos Edge модифицировали и усовершенствовали шоколадный принтер, чтобы им было проще и понятней пользоваться. Всё, что необходимо сделать – это растопить шоколад и залить его в специальный шприц, расположенный в принтере и начать печать.

Впрочем, доктор Лянь Хао не единственный, кого посетила идея создания принтера, печатающего шоколадом. В прошлом году сотрудники технологического института в городе Массачусетс разработали подобную модель принтера и назвали ее «Цифровой Шоколад».



Фото с digitaltrends.com

МФУ и флеш-память USB.
МФУ – многофункциональное устройство, помогает оснастить рабочее место с наименьшими финансовыми затратами, а так же сэкономить пространство. К тому же, приятный дизайн создает позитивный имидж компании, нежели нагромождение разнообразной офисной техники.
Самыми популярными процедурами для МФУ являются печать, копирование, сканирование и отправление документов по факсу. И очень удобно, когда к устройству можно подключить флеш-память USB. Например, вы хотите распечатать фотографии или большое количество документов, а компьютер начинает тормозить или он кем-то занят. В таком случае вы просто присоединяете свою флеш-карту к МФУ и распечатываете необходимые фотоснимки или документы. Так же эта функция будет очень полезна, если вам нужно отсканировать документ. Вы просто сканируете его сразу на USB и вам не нужно делать массу лишних движений, чтоб сохранить его на компьютере.

Итак, если вы хотите экономить время и ускорить рабочий процесс, приобретите многофункциональное устройство с возможностью подключения флеш-карты USB.

Облачная АТС – это виртуальная программа, которая имеет основные функции АТС, но имеет гораздо больше функций, так как возможности компьютерной обработки звонков, поступающих через Интернет, существенно превосходят возможности физического оборудования обычной АТС. Это всё равно, что печатная машинка и Microsoft Word.

Запуск АТС происходит очень быстро. Для этого нужно зарегистрироваться на выбранном сервисе и пополнить счет, выбрать и купить номер, включить и настроить АТС, загрузить программу на компьютер и настроить её работу.

Достоинств у облачной АТС очень много:

• статистика и анализ информации о звонках по разным параметрам
• удержание вызова
• автоответчик
• очередь звонков и распределение по сотрудникам, позволяет формировать сратегии распределения звонков. Например, в продажах самые важные звонки отдавать самому лучшему продажнику
• корпоративное общение бесплатно вне зависимости от территориального распространения компании
• каждый сотрудник имеет свой внутренний короткий номер и связывается с коллегами по таким же внутренним номерам
• голосовое сообщение приходит на почту в виде текста
• мелодия или речь диктора вместо гудков
• во время разговора можно принять более важный звонок или перенаправить его на свободного коллегу
• определение всех входящих номеров
• встроенные маркетинговые технологии для оценки бизнес-переговоров
• объединение телефона с компьютером (вывод на экран информации о звонке)
• безлимитная запись разговоров
• факс приходит прямо на электронную почту
• переадресация на любой мобильный, стационарный телефон
• переадресация происходит незаметно для клиента, даже если проходит в несколько этапов
• вызов по внутреннему номеру сотрудника, даже если он находится в другом городе или стране
• всегда свободная телефонная линия, удержание вызова
• виртуальный секретарь
• автоинформатор о времени до ответа оператора
• наличие «черного» и «белого» списка телефонных номеров.

Конечно, такие достоинства затмевают небольшой недостаток облачной АТС. Saas сервис, где размещается виртуальная АТС, предоставляется в аренду и за него берется абонентская плата. Но затраты на физическую АТС существенно выше. Так же вы получаете техническую поддержку своего виртуального оборудования.

Слово «автообзвон», в принципе, понятно. Автоматический обзвон. Обзвон с целью проинформировать клиентов (абонентов) о какой-либо информации. На данный момент автообзвон является одним из самых простых, доступных и дешевых видов рекламы. Но эта услуга используется не только в рекламе. Цель автообзвона:

• оперативное и аварийное оповещение абонентов по сигналу тревоги (например, сотрудников МЧС, МВД, сотрудников экстренной помощи и т.п.) в связи с возникновением чрезвычайной ситуации
• проведение маркетинговых исследований
• предложение товаров и услуг
• информирование клиентов компании о состоянии счета (например, коммунальные службы, операторы связи, кредитные учреждения).

Система автообзвона способна совершать звонки по максимальному количеству линий. Если линий несколько, то звонки происходят параллельно.Принцип работы системы весьма прост. В систему загружается собственная база абонентов для обзвона. При установке системы все необходимые линии должны быть уже подключены и настроены для передачи данных.

Далее все зависит от подключенных линий для автообзвона. Система будет совершать одновременных параллельных дозвонов в зависимости от их количества. Автодозвон совершает дозвон до абонента и выставляет в системе администрирования, которая имеет удобный веб-интерфейс, статус звонка – взял трубку, занят, не взял трубку. После того как абонент снял трубку, автодозвонщик воспроизводит заранее записанное сообщение. При совершении дозвона возможен синтез речи – система считывает персональные данные из базы и воспроизводит их голосом. Эта функция бывает полезна при автодозвоне должникам (зачитать личные данные долга и сроки погашения) или при чрезвычайных ситуациях (например, голосом сообщить каждому абоненту порядок его действий или план эвакуации).

Используя функцию автообзвона, вы не только повышаете сервис своей компании, но и увеличиваете эффективность ее работы.